Excel jest użytecznym narzędziem do prowadzenia prostych rejestrów. W małym warsztacie może wystarczać do zapisywania zleceń, części i dat przeglądów. Wraz ze wzrostem liczby pojazdów, pracowników i powracających klientów pojawia się jednak potrzeba spójnej historii serwisowej oraz kontroli bieżących statusów.

Dedykowany program dla warsztatu nie musi zastępować wszystkich arkuszy. Powinien przede wszystkim usprawniać te procesy, w których pracownicy tracą czas na wyszukiwanie danych, dopisywanie informacji w kilku miejscach lub ustalanie aktualnego etapu naprawy.

Pięć sygnałów ostrzegawczych

Każdy prowadzi własną wersję pliku. Trudno ustalić, które dane są aktualne.
Nie da się szybko wyszukać historii. Znalezienie wcześniejszej naprawy wymaga ręcznego przeglądania.
Brak jasnych statusów. Nie wiadomo, co czeka na części, a co jest gotowe do odbioru.
Praca na telefonie jest niewygodna. Dodanie wpisu trwa zbyt długo.
Trudno przypisać dane do konkretnego sprzętu. Informacje są w wielu tabelach.

Jak przejść na dedykowany system?

Przejście z Excela na program dla warsztatu warto podzielić na etapy. Najpierw wybierz jeden proces, np. prowadzenie historii napraw. Ustal, jakie pola mają być obowiązkowe, kto będzie dodawał wpisy i w jaki sposób pracownicy odnajdą kartę pojazdu.

Przygotuj niewielki zestaw aktualnych danych i przeprowadź test na kilku rzeczywistych zleceniach. Sprawdź czas dodawania wpisu, wyszukiwanie poprzednich prac oraz działanie panelu na urządzeniach mobilnych. Dopiero po potwierdzeniu wygody obsługi przenieś szersze archiwum.

Jeżeli najważniejszym problemem jest dostęp do informacji o wcześniejszych naprawach, dobrym pierwszym krokiem będzie Modvaro Service — system elektronicznej historii serwisowej. Zakres wdrożenia można dopasować do wielkości warsztatu oraz stosowanego obiegu zleceń.